KPI’s inzetten? Zo doe je dat efficiënt

In de snel veranderende zakelijke wereld is het cruciaal voor organisaties om hun prestaties nauwkeurig te kunnen meten en bij te sturen. Maar hoe weten ze of ze op de goede weg zijn? Hier komt het belang van meetbare doelstellingen naar voren. Deze doelstellingen helpen organisaties niet alleen om hun succes te meten, maar ook om strategische beslissingen te nemen en hun concurrentiepositie te verbeteren. Wat zijn deze meetbare doelstellingen precies en hoe kunnen ze bijdragen aan de groei en ontwikkeling van een organisatie? Lees verder om erachter te komen.

De betekenis van KPI

Key Performance Indicators (KPI’s) worden gebruikt om de voortgang van organisaties te meten in het bereiken van hun belangrijkste doelstellingen. KPI’s zijn een belangrijke meetbare waarde om te beoordelen hoe goed een organisatie presteert ten opzichte van vooraf gestelde strategische doelen. Deze doelen kunnen voor elke organisatie anders zijn, wel zijn ze voornamelijk SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) geformuleerd.

Voorbeeld van een SMART geformuleerde KPI:
“Verhoog de maandelijkse omzet van het verkoopteam met 10% binnen de komende drie maanden door elke maand 20 extra (prospect)gesprekken te voeren en twee nieuwe verkoopstrategieën te implementeren.”

• Specifiek: Verhoog de maandelijkse omzet van het verkoopteam met 10%.
• Meetbaar: Meet de maandelijkse omzet in euro’s om te bepalen of de 10% stijging is behaald.
• Acceptabel (of Actiegericht): Het verkoopteam zal elke maand 20 extra (prospect)gesprekken voeren en twee nieuwe verkoopstrategieën implementeren om nieuwe klanten aan te trekken.
• Realistisch: Gebaseerd op historische gegevens is een stijging van 10% haalbaar met de extra inspanningen van het team en de nieuwe strategieën.
• Tijdsgebonden: De verhoging moet binnen de komende drie maanden worden gerealiseerd.

Het blijven meten van KPI’s helpt organisaties om snel in te grijpen als er problemen optreden en verbeteringen door te voeren. De KPI’s kunnen verschillende doelen dienen.

Verschillende soorten KPI’s zijn:

• Financiële KPI’s: deze KPI’s hebben betrekking op de omzet, cashflow en brutowinst. Deze KPI’s hebben betrekking op de financiële gezondheid van een organisatie ten opzichte van de voorgenomen doelen. 
• Operationele KPI’s: hebben betrekking op het presteren van de organisatie en zijn gericht op het evalueren van processen, activiteiten en prestaties op operationeel niveau.

Waarom zijn KPI’s zo belangrijk?

KPI’s geven organisaties de mogelijkheid om de groei en progressie te meten en zorgen voor bevestiging of bijsturing van de gestelde doelen. Management teams (MT) zetten KPI’s voornamelijk in om de prestaties te meten, verantwoordelijkheid te nemen en verbeteringen op tijd door te voeren. Ze vormen de basis van continue verbeteringen en geven inzichten over de prestaties van de organisatie. 

Soorten KPI’s voor organisaties:

• Richting en focus
  KPI’s worden regelmatig ingezet om doelen te stellen en te bepalen welke stappen nodig zijn om deze doelen te bereiken. Ze geven inzicht in de belangrijkste acties voor een organisatie om dit te kunnen bereiken.

• Prestatiemeting
  KPI’s helpen de prestaties van organisaties objectief te meten. Het geeft inzicht in de sterke punten en geeft handvatten om verbeteringen door te voeren. Ook geeft het inzicht in de prestaties van teams of afdelingen, duidelijke en haalbare KPI’s kunnen ook worden ingezet om medewerkers te motiveren in hun werkzaamheden.

• Besluitvorming
  Management Teams gebruiken KPI’s voornamelijk om de juiste beslissingen te nemen. De doelstellingen geven inzicht in de activiteiten van diverse teams. Wat werkt wel en wat niet? Op basis hiervan kunnen strategieën worden aangepast.

• Strategie en communicatie
  KPI’s zorgen voor een eenheid in een organisatie, duidelijke communicatie over de algemene doelstellingen van het jaar en de haalbare groei. Het gezamenlijke doel werkt motiverend voor een hele organisatie en geeft medewerkers het gevoel onderdeel te zijn van het team.

• Verbeteringen en groei
  Door continu de prestaties te meten en te analyseren, kunnen organisaties gebieden voor verbetering identificeren en strategieën ontwikkelen om te groeien en concurrerend te blijven.

Kortom:
KPI doelstellingen worden vaak per project, team of organisatie breed opgesteld. Ze zorgen voor doelen op korte en lange termijn. KPI’s werken motiverend voor medewerkers en geven management teams de mogelijkheid om te analyseren en bij te sturen waar nodig. 

Voorbeelden van Key performance indicatoren

Een goede KPI is SMART geschreven en geeft het te bereiken doel duidelijk weer. Belangrijk aan de gestelde doelen is de haalbaarheid voor het team of de organisatie. Doelen die onhaalbaar zijn geformuleerd hebben geen versterkende werking. Sterker nog: het kan zorgen voor spanningen binnen een organisatie. Hieronder hebben we 2 voorbeelden uitgewerkt op de SMART methode, een goede en slechte variant. 

Gemiddelde bestelwaarde

SMART KPI: Verhoog de gemiddelde bestelwaarde van klanten met 15% binnen de komende zes maanden door upsell- en cross-sell-strategieën toe te passen.

• Specifiek: Verhoog de gemiddelde bestelwaarde van klanten.
• Meetbaar: Met een stijging van 15%.
• Acceptabel: Door upsell- en cross-sell-strategieën toe te passen.
• Realistisch: Gebaseerd op eerdere trends en marktanalyse.
• Tijdsgebonden: Binnen de komende zes maanden.

✔ Waarom is dit een goede KPI?|
De KPI is SMART geformuleerd waardoor het een effectief instrument is om de gemiddelde bestelwaarde van klanten te verhogen binnen de gestelde tijdslimiet.

Aantal website bezoekers

SMART KPI: Verhoog het aantal unieke websitebezoekers binnen de komende vier maanden door SEO en content marketing strategieën te implementeren.

• Specifiek: Verhoog het aantal unieke websitebezoekers.
• Meetbaar: Met een stijging
• Acceptabel: Door SEO en content marketing strategieën te implementeren.
• Realistisch: Gebaseerd op huidige groeipercentages en nieuwe marketinginitiatieven.
• Tijdsgebonden: Binnen de komende vier maanden.

X Waarom is dit geen goede KPI?

Deze KPI geeft duidelijk het doel en het tijdspad aan, maar er ontbreekt een belangrijk element. Hoewel het doel is om een stijging in het aantal websitebezoekers te realiseren, wordt dit niet specifiek aangegeven in een percentage of aantal. Hierdoor ontbreekt het aan duidelijke meetbaarheid en maakt het de SMART KPI niet werkbaar.

Succesvolle KPI’s opstellen doe je zo

Het opstellen van succesvolle Key Performance Indicators (KPI’s) vereist een systematische en strategische aanpak om ervoor te zorgen dat ze effectief zijn in het meten en sturen van prestaties. Definieer duidelijke doelstellingen, betrek belanghebbende en zet de basislijnen duidelijk uit: 

• Strategische doelstellingen: Lange termijn doelen zoals marktaandeel vergroten, innovatie stimuleren, of klanttevredenheid verbeteren.
• Operationele doelstellingen: Kortere termijn doelen zoals productiviteit verhogen, kosten verlagen, of doorlooptijden verkorten.

• • Betrek belanghebbenden: Werk samen met verschillende afdelingen en belanghebbenden binnen de organisatie om relevante KPI’s te bepalen. Dit bevordert draagvlak en acceptatie.

Gebruik de SMART-criteria

• Kies relevante en actiegerichte KPI’s: Selecteer KPI’s die actiegericht zijn en direct van invloed kunnen zijn op de prestaties. Ze moeten leiden tot inzichten die omgezet kunnen worden in concrete acties.
• Zorg voor een gebalanceerde set KPI’s: Houd rekening met verschillende aspecten van de organisatie, zoals financiële prestaties, klanttevredenheid, operationele efficiëntie, en innovatie. Dit voorkomt een te eenzijdige focus.
• Bepaal basislijnen en doelen: Stel basislijnen vast door historische gegevens te analyseren en bepaal vervolgens duidelijke doelen voor je KPI’s.

Verschillende technieken om tot de juiste KPI’s te komen

Het kiezen van de juiste KPI’s vereist het gebruik van verschillende technieken en methodologieën om ervoor te zorgen dat de KPI’s relevant, meetbaar en in lijn zijn met de strategische doelen van de organisatie. Hier zijn enkele technieken die kunnen helpen bij het ontwikkelen van de juiste KPI’s:

1. SWOT-analyse

Een SWOT-analyse helpt bij het identificeren van de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen van een organisatie. Deze inzichten kunnen worden gebruikt om KPI’s te formuleren die gericht zijn op het benutten van sterktes, het verbeteren van zwaktes, het grijpen van kansen en het mitigeren van bedreigingen.

2. Balanced Scorecard

De Balanced Scorecard is een strategische plannings- en managementtechniek die KPI’s categoriseert in vier perspectieven: financieel, klant, interne processen en leren & groei. Dit zorgt voor een gebalanceerde benadering bij het kiezen van KPI’s die verschillende aspecten van de organisatie dekken.

3. SMART-criteria

Gebruik de SMART-criteria om ervoor te zorgen dat KPI’s specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden zijn. Dit helpt bij het creëren van duidelijke en haalbare KPI’s.

4. Benchmarking

Vergelijk de prestaties van je organisatie met die van concurrenten of industrie benchmarks. Dit kan helpen bij het identificeren van KPI’s die cruciaal zijn voor concurrentievermogen en het stellen van realistische doelen.

5. Fishbone Diagram

Gebruik oorzaak-en-gevolg diagrammen om de onderliggende factoren van prestaties te begrijpen en KPI’s te ontwikkelen die deze factoren effectief kunnen meten en beheren.

6. Key success factors (KSF)

Identificeer de belangrijkste succesfactoren die cruciaal zijn voor het bereiken van strategische doelen. Ontwikkel KPI’s die deze succesfactoren meten en monitoren.

7. Stakeholder analyse

Betrek verschillende belanghebbenden binnen de organisatie om te begrijpen wat zij als belangrijke succesindicatoren beschouwen. Dit bevordert de acceptatie en relevantie van de KPI’s.

Hoe houd je jouw key performance indicatoren bij?

Meten is een belangrijk element bij KPI’s. Een kpi opstellen is stap 1, het uitvoeren 2, maar het bijhouden en periodiek evalueren is een project voor de langere termijn. Stel daarom 1 team of persoon verantwoordelijk voor de gestelde KPI. Dit team controleert alle parameters/ technieken zoals hierboven beschreven en meet periodiek de KPI. Dit kan middels een automatisch dashboard van je website bezoekers, tot een analyse uit je CRM systeem. Ook onderzoeken naar je medewerkers en klanten helpen je KPI doelstellingen te meten en te behalen. De dashboards van Feedback Company zorgen voor de juiste inzichten die je nodig hebt om gestelde KPI’s te kunnen beantwoorden. Het inrichten van je vraagstellingen en dashboards verzorgen we samen met jou aan het begin van een onderzoek. Zo kan jij snel aan de slag en vlot (periodiek)  analyseren. 

KPI’s eenvoudig bijhouden met Feedback Company

Wij helpen je bij het opstellen van KPI’s door de juiste informatie die we bij je klanten ophalen te benutten. Dit stelt je in staat om KPI’s te creëren die nauw aansluiten bij je strategische doelstellingen. 

Daarnaast ondersteunen we je bij het monitoren van de KPI’s met behulp van onze lopende onderzoeken en een KPI-dashboard, waardoor je realtime inzicht krijgt in je prestaties. Tot slot faciliteren we het reflecteren op de KPI’s met gedetailleerde rapportages en analyses, zodat je continu kunt verbeteren. Ontdek hoe onze producten en diensten je organisatie kunnen ondersteunen bij elke stap van dit proces. 

Meer informatie? 

Bekijk onze KTO (CX) en MTO (EX) producten of neem contact met ons op.